Benarkah Ruang Open Office Mengurangi Batas Privasi Sehingga Meningkatkan Komunikasi dan Keterbukaan?

Benarkah Ruang Open Office Mengurangi Batas Privasi Sehingga Meningkatkan Komunikasi dan Keterbukaan?

Komunikasi adalah hal urgen dalam organisasi. Dalam survei global dilaksanakan McKinseyCompany Maret 2018 mengaku salah satu kompetensi (future skill) urgen harus dipunyai untuk dapat menghadapi tantangan masa mendatang yang semakin cepat berubah (agile) ialah kemampuan komunikasi dan negosiasi.

Salah satu upaya organisasi, dalam urusan ini perusahaan, untuk menambah komunikasi dan keterbukaan anggota ialah dengan mendesain ulang arsitektur ruang kerja. Ruang kerja tanpa sekat atau “ open office” lantas menjadi tren di tidak sedikit perusahaan.

Bahkan tiga perempat perusahaan besar di Amerika Serikat merombak arsitektur lama ruang kerja kubikel berupa bilik-bilik kecil menjadi ruang kerja “open office”. Harapannya, ruang kerja tersingkap tanpa sekat karyawan menjadi lebih tidak jarang berinteraksi dengan teman kerja, lebih tersingkap dalam komunikasi, dan semakin tidak banyak hal-hal ditutup-tutupi.

1. Kurang nyaman dan tidak fokus

Begitu pula di Indonesia, ruang kerja “open office” pun sempat booming dan menjadi trend di mana-mana. Saya sendiri selama tidak cukup lebih 3 tahun pernah bekerja di ruang tersingkap semacam ini.

Sambil bekerja di depan laptop, saya dapat melihat sekaligus mendengar apa yang dilaksanakan dan dirundingkan semua teman kerja yang terdapat di depan, di kanan, dan di kiri saya. Beruntung belakang saya jendela.

Awalnya sempat tidak nyaman, tetapi semakin lama semakin tidak nyaman lagi. Bekerja menjadi tidak fokus, lebih tidak sedikit mendengar gosip dikomparasikan diskusi tentang pekerjaan.

Ketika saya jajaki sampaikan tentang hal ini, agar dievaluasi desainnya, pihak manajemen mendengar dan menampung gagasan saya. Sampai lantas saya pindah lokasi kerja, gagasan saya nampaknya masih ngendon di lokasi penampungan. Mungkin kita pernah merasakan hal yang sama?

2. Penelitian desain lama dan open office

Tapi bagaimana bila yang mengusulkan penilaian desainnya ialah Ethan S. Bernstein? Ia ialah profesor perilaku organisasi dari Harvard Business School dan Stephen Turban konsultan organisasi McKinsey Company yang pun peneliti Universitas Harvard.

Kedua peneliti ini mengerjakan penelitian pada www.pelajaran.id/ dua perusahaan besar yang masuk dalam susunan Fortune 500 Companies. Dalam studi ini total 152 karyawan dari dua perusahaan ini menggunakan “sociometric badges”, yakni kartu tanda pengenal elektronik yang mesti digunakan setiap hari selama riset berlangsung.

Para karyawan memakai kartu pengenal elektronik itu selama sejumlah minggu sebelum kantor dirombak dan didesain baru dengan arsitektur “open office”. Tiga bulan sesudah desain kantor baru selesai, penelitian dilaksanakan lagi selama sejumlah minggu juga.

Kartu pengenal ini dilengkapi mikrofon, sensor infra-merah, sensor accelerometer, dan bluetooth. Mikrofon dipakai untuk mendeteksi apakah subyek penelitian berkata atau mendengar (tidak merekam isi pembicaraan), sensor infra-merah guna mendeteksi apakah subyek berhadapan dengan orang beda (sesama karyawan), sensor accelerometer guna merekam pergerakan dan postur tubuh, lantas data yang terakhir direkam melewati bluetooth, yaitu guna melihat tempat subyek di lokasi kantor.

3. Menurunnya interaksi tatap muka

Kedua peneliti ini mengeluarkan hasil riset Juli 2018 dengan judul “The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration”. Dari data yang dikumpulkan, mereka memutuskan desain ruang kerja tersingkap atau “open office” bukannya menambah interaksi dan komunikasi karyawan, namun malah sebaliknya.

Kecenderungan komunikasi dan interaksi tatap muka (face-to-face) pada ruang kerja tersingkap menurun menyeluruh hingga 70% bila dikomparasikan desain ruang kerja sebelumnya (cubicle).

Mayoritas komunikasi dan interaksi malah naik pada interaksi elektronik (email, pesan instan laksana sms atau Whatsapp). Artinya, semakin tersingkap ruang kerja komunikasi antar karyawan ingin semakin semakin tertutup.

Secara psikologis, interaksi elektronik melewati email atau Whatsapp mempunyai kualitas jauh dibawah interaksi langsung tatap muka sebab pesan yang dikatakan secara elektronik ingin lebih gampang terdistorsi dan tidak efisien. Apakah hasilnya aneh?

4. Kebersamaan yang dipaksakan

Justru hasil riset ini lebih bisa dipercaya, karena dilaksanakan pada kondisi nyata (real-life situation), bukan dalam format survei, bukan pula di dalam kondisi terkontrol, contohnya di laboratorium psikologi.

Kenapa dapat demikian? Peneliti memutuskan bahwa kebersamaan yang dipaksakan (forced togetherness) ingin membuat beberapa besar pribadi menarik diri secara sosial. Di samping itu, manusia ingin lebih gampang menjalin interaksi dan mendapatkan rekan baru dalam kumpulan kecil dikomparasikan dalam kumpulan besar.

Peneliti pun menyarankan riset lanjutan guna melihat akibat tidak efisiennya pola komunikasi dalam organisasi pada produktivitas kerja. Peneliti mengasumsikan komunikasi tidak tepat guna (dengan diterapkannya desain open office) malah akan menurunkan produktivitas karyawan.

Jadi, saat Anda mendengar bakal ada rencana evolusi lay-out kantor. Anda dapat sodorkan hasil riset ini guna mempertimbangkan untung ruginya.